Podstawowe zasady korzystania z APD:
  1. Dostęp do systemu Archiwum Prac Dyplomowych (APD) wymaga posiadania konta w centralnej usłudze uwierzytelniania (CAS). Za założenie konta jest odpowiedzialna jednostka dydaktyczna, w której powstała praca.
  2. Aby umożliwić studentowi, opiekunowi i recenzentowi wprowadzenie danych przez APD, w formularzu w USOS fladze "Status pracy" należy przypisać wartość "A - Do modyfikacji". Czynność tę wykonuje pracownik sekcji studenckiej dziekanatu, u którego student składa gotową pracę.
  3. Student wprowadza do APD streszczenie, słowa kluczowe i tytuł pracy w języku angielskim. Po zatwierdzeniu zmian student otrzymuje możliwość załadowania do APD pliku z pracą w formacie PDF (inne formaty są niedopuszczalne, w szczególności DOC). Maksymalny rozmiar pliku, który zostanie zaakceptowany przez system, jest ustalany przez administratora systemu (w chwili obecnej jest to 15 MB). Po zakończeniu wprowadzania student powinien wybrać opcję "PRZEKAŻ DO ZATWIERDZENIA PRZEZ OPIEKUNA".
  4. Po wysłaniu plików przez studenta, w interfejsie opiekuna pracy pojawia się prośba o akceptację wprowadzonych przez studenta danych. Po sprawdzeniu tych danych (także pracy), opiekun zatwierdza je, co jest równoważne z przekazaniem pracy do recenzji.
  5. Zarówno opiekun, jak i recenzent widzą w swoim interfejsie pliki dostarczone przez studenta. Mogą także wpisać treść recenzji, a następnie ją zatwierdzić i wydrukować. Wydrukowaną i podpisaną recenzję należy dostarczyć do dziekanatu jednostki, w której powstała praca. Treść zatwierdzonej recenzji jest widoczna dla studenta.
  6. W APD wszyscy użytkownicy mają dostęp do katalogu z listą prac i wyszukiwarki. Treść pracy oraz recenzje są dostępne tylko dla autora, opiekuna i recenzenta.

  • Wydruk z numerami kontrolnymi, możliwy jest dopiero wtedy, gdy Status archiwizacji ma wartość Zarchiwizowana!


Od roku 2017 nazwa przesyłanego pliku z pracą zostanie automatycznie zmieniona przez system APD w celu wyeliminowania problemów pojawiających się podczas generowania plików z numerami kontrolnymi oraz wysyłki prac do ORPD.